業務記述書
Business Description Document / Narrative
基本定義
業務記述書とは、業務プロセスの詳細な手順や内容を文章で記述した文書である。内部統制報告制度（J-SOX）における「3点セット」の一つとして位置づけられ、取引の開始から終了までの業務の流れ、担当者、使用するシステムや帳票、統制活動の内容等を詳細に記載する。
概要
| 別称 | ナラティブ（Narrative）、業務プロセス記述書 |
|---|---|
| 位置づけ | 内部統制3点セットの一つ |
| 関連制度 | 内部統制報告制度（J-SOX） |
| 根拠基準 | 財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準（金融庁） |
| 作成義務 | 法的義務はないが、実務上必須とされる |
| 作成単位 | 業務プロセス単位（販売、購買、経費、固定資産、給与等） |
内部統制3点セットにおける位置づけ
J-SOX対応において作成される3点セットの中で、業務記述書は業務プロセスの詳細を文章で記述する基礎資料として位置づけられる。フローチャートやRCM作成の元となる情報を提供する。
業務記述書
業務プロセスの詳細な手順を文章で記述。フローチャートとRCM作成の基礎となる。
フローチャート
業務記述書の内容を図式化。業務の流れや統制ポイントを視覚的に表現する。
RCM
業務記述書で識別されたリスクと統制活動の対応関係を一覧表にまとめる。
業務記述書の主な記載項目
作成手順
業務記述書は、以下の手順で作成する。
業務記述書とフローチャートの関係
業務記述書とフローチャートは、同一の業務プロセスを異なる形式で表現したものであり、相互に補完する関係にある。
業務記述書の特徴
文章形式で業務内容を詳細に記述。統制活動の具体的な実施方法や判断基準、例外処理等の詳細な情報を記載できる。
フローチャートの特徴
図式で業務の流れを視覚的に表現。業務プロセス全体の把握や、部署間の関係、処理の順序を直感的に理解できる。
実務上は、両者の内容が一致していることを確認し、業務変更があった場合は両方を同時に更新する必要がある。
上場審査書類との関連
業務記述書は、IPO準備において上場審査書類の添付資料と関連する文書である。
| Ⅱの部 | 「Ⅺ．添付書類について」の「(17)事務フロー」において、主要な事務フローの図解が求められる。業務記述書はフローチャート作成の基礎資料となり、「内部統制報告制度への対応等で作成したフローチャート等」として活用できる |
|---|---|
| 各種説明資料 （グロース市場） |
「1．事業の内容について」の「(5)事務フローについて」において、主な事務フローの図解と説明が求められる。業務記述書の内容が説明の基礎となる |
| 関連する添付書類 | 一連の取引に関するフローごとの帳票サンプル（実際の事例が記入されたもの）の添付が必要であり、業務記述書に記載された帳票類がこれに該当する |
上場準備においては、N-2期頃からJ-SOX対応の準備を開始し、業務記述書を含む3点セットの整備を進めることが一般的である。
実務上のポイント
- 実態に即した記述を行う：規程やマニュアル上の手順ではなく、実際に行われている業務内容を正確に記述する
- 統制活動を明確に記載する：誰が、いつ、何を、どのように行うかを具体的に記述し、RCM作成の基礎とする
- 5W1Hを意識する：Who（誰が）、When（いつ）、What（何を）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どのように）を明確にする
- フローチャートとの整合性を確保する：業務記述書とフローチャートの内容が一致していることを確認する
- 例外処理も記載する：通常の業務フローだけでなく、エラー発生時や承認却下時等の例外処理も記載する
- 定期的に更新する：業務プロセスの変更があった場合は速やかに業務記述書を更新し、最新の状態を維持する
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