上場審査上、取締役会の書面決議は認められるのか？

はじめに

上場支援をしていると、上場準備中の企業から、「取締役会を書面決議（みなし決議）で済ませてもよいでしょうか？」というご質問をいただくことがあります。

取締役会が設置されている非上場企業(または、すでに上場している会社もですかね）では、広く活用されている書面決議ですが、結論から言ってしまうと、上場準備の過程においては「原則として」書面決議は認められません。

本記事では、書面決議が認められない理由と、どうしても取締役会の開催が難しい場合の実務上の対応について解説します。

そもそも取締役会の書面決議（みなし決議）とは

取締役会の書面決議とは、会社法第370条に基づく制度で、「みなし決議」とも呼ばれます。条文は以下のとおりです。

会社法第370条（取締役会の決議の省略）
取締役会設置会社は、取締役が取締役会の決議の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき取締役（当該事項について議決に加わることができるものに限る。）の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたとき（監査役設置会社にあっては、監査役が当該提案について異議を述べたときを除く。）は、当該提案を可決する旨の取締役会の決議があったものとみなす旨を定款で定めることができる。

すなわち、定款に定めがある場合に、取締役の全員が書面またはメール等で議案に同意し、かつ監査役が異議を述べなかったときは、その議案を可決する取締役会の決議があったものとみなすことができる制度です。

非上場企業では、取締役が少人数であったり、迅速な意思決定が求められる場面も多いことから、実務上この書面決議が広く活用されています。取締役会を物理的に開催せずに済むため、利便性が高い制度といえます。

上場準備過程で書面決議が認められない理由

上場準備においては、コーポレート・ガバナンスが実質的に機能しているかどうかが厳しく問われます。

ここでいう「実質的に機能している」とは、単に決議が成立しているという形式面だけでなく、取締役や参加した監査役間で十分な議論・意見交換が行われているかというプロセスそのものを意味します。

書面決議の場合、各取締役が議案に同意するかどうかの意思表示は行いますが、議案の内容について活発に意見や質疑を交わしたり、リスクや課題について議論したりするプロセスが存在しません。そのため、たとえ決議自体は会社法上有効であっても、取締役会がガバナンス機関として実効的に機能していることを示すことができないのです。

主幹事証券会社や取引所の上場審査においても、取締役会の運営状況は重要な確認事項です。書面決議が多用されている場合、「取締役会が形骸化しているのではないか」という懸念を持たれ、重大な指摘事項となる可能性があります。

書面決議と実際の取締役会開催の違いを整理すると、以下のとおりです。

実務上の対応｜どうしても現地開催が難しい場合

では、出張や急な事情により取締役が物理的に集まれない場合はどうすればよいのでしょうか。

まず、現在の実務では、テレビ会議やWeb会議システムを利用した取締役会の開催は広く認められています。出席者が双方向かつリアルタイムに意見交換できる環境が確保されていれば、対面での開催と同等に扱われます。したがって、対面参加が難しい取締役がいる場合には、Web会議での参加を活用すべきです。

（そもそも、取締役会の運営をすでにオンライン開催前提にしている会社もあるかと思いますので、その場合はあまり「現地」での参加の可否は関係ない場合もあるかと思います。）

それでもなお、全取締役の日程が合わない場合はどうするか。私のご支援してきた実務上は、深夜（23時半スタート）や早朝（7時スタート等）の時間帯に取締役会を開催した事例もあります。たとえば、海外出張中の取締役がいるケースでは、時差を考慮して日本時間の早朝や深夜に開催時間を設定することで、「何としても実際に開催する」という対応が取られています。

重要なのは、「開催できないから書面決議にする」のではなく、「開催するためにあらゆる手段を尽くす」という姿勢です。上場審査においては、この姿勢そのものが評価されます。

書面決議が例外的に許容される余地はあるか

では、書面決議は一切認められないのかというと、完全にゼロとは言い切れません。

とはいえ、その余地は極めて限定的であります。

例えば、不慮の事故や、急で深刻な体調不良等は認められるでしょう。特にどうしても書面決議が発生しそうな場合に関しては、必ず公開引受部に「やむを得ない事情」とともに相談をしましょう。（「全然、やむを得なくないので、早朝か深夜に開催してくれ」と言われる可能性は多分にあります。）

なお、仮にやむを得ない事情により書面決議を行った場合でも、なぜ取締役会を開催できなかったのか、なぜ書面決議とせざるを得なかったのかについて、審査時に合理的な説明を求められることになります。特に、上場申請期に該当する直前期・直前々期は審査上もっとも厳しく見られる期間であり、この期間における書面決議は極力避けるべきです。

取締役会の運営で上場準備企業が意識すべきポイント

最後に、書面決議に頼らない取締役会の運営体制を構築するために、上場準備企業が意識すべきポイントを整理します。

①取締役会の年間スケジュールを早期に確定する

年度初め、あるいは前年度末の時点で、12か月分の開催日程をあらかじめ決定してしまうのが望ましいでしょう。年間スケジュールが確定していれば、各取締役も早い段階で日程を確保でき、「日程が合わない」という事態を未然に防ぐことができます。なお、会社法上は3ヵ月に1回以上の開催が求められているものの、取締役会の開催は月1回以上が基本です。

②議事録を充実させる

取締役会を実際に開催していたとしても、議事録が「異議なく承認可決された」の一行で済まされていては、実質的な審議が行われたことを示せません。各議案に対する質疑応答の要旨や、主要な発言内容を議事録に記載することで、取締役会が実質的に機能していることを客観的に証明できます。

③上場準備の初期段階から取り組む

こうした取り組みは、できるだけ早い段階から始めることが大切です。書面決議に頼らない体制を構築し、充実した議事録を作成し続けることは、コーポレート・ガバナンス整備の第一歩です。直前期になって急に体制を整えるのではなく、早期から実践を積み重ねることが、円滑な上場審査につながります。

まとめ

これまで見てきたとおりですが、上場準備の過程において、取締役会の書面決議は原則として認められません。会社法上は有効な制度であっても、上場審査では取締役間の実質的な議論が行われているかどうかが問われるためです。

どうしても日程調整が難しい場合でも、Web会議の活用や、早朝・深夜の開催といった手段を尽くして「実際に開催する」ことが求められます。年間スケジュールの早期確定や議事録の充実など、日頃の取り組みの積み重ねが、書面決議に頼らない体制づくりにつながります。